Die DONot bestimmt nur, dass der Notar bei amtlichen Tätigkeiten seiner Unterschrift den Zusatz „Notar“ beifügen und dem PräsLG eine Unterschriftsprobe einreichen soll.
Materiell-rechtlich ist die Unterschrift abschließend im BeurkG geregelt: Der Notar muss in jedem Fall mit seinem Familiennamen unterschreiben. Der Familienname muss ausgeschrieben, aber nicht leserlich sein. Z. T. wird aber gefordert, zumindest einzelne Buchstaben müssten erkennbar sein (BGH NJW 1985, 1227, offengelassen in NJW 1994, 55). Nicht ausreichend ist die Unterzeichnung nur mit dem Vornamen (BGH DNotZ 2003, 269 für die Unterschrift eines Beteiligten).
Die Bedeutung der Unterschrift des Notars ergibt sich aus den gesetzlichen Bestimmungen (vgl. insbes. §13 BeurkG, § 415 ZPO). Unterschreibt der Notar eine Niederschrift nicht, ist die Urkunde nicht unter Beachtung der wesentlichen Formvorschriften errichtet und damit keine öffentliche Urkunde im Sinne von § 415 ZPO.
Auch die Frage, ob und ggf. bis wann ein Notar eine vergessene Unterschrift nachholen kann, ist beurkundungsrechtlicher Natur und nicht in der Dienstordnung geregelt. Empfehlenswert ist im Zweifel eine Nachtragsverhandlung (vgl. DNotI Report 1998, 35).
Die Einreichung der Unterschriftsprobe soll dem PräsLG in Zweifelsfällen die Überprüfung der Echtheit der Unterschrift des Notars ermöglichen, u.a. bei Vornahme einer Legalisation oder Erteilung einer Apostille. Ein Notar, dessen Unterschrift sich merklich verändert hat, tut daher gut daran, die geänderte Unterschrift dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen.
Die Angabe der Amtsbezeichnung (Notar oder Notarin) muss nicht eigenhändig erfolgen. Auch bei einem Vermerk nach § 44a BeurkG ist die Amtsbezeichnung hinzuzufügen.
Ein amtlich bestellter Vertreter fügt seiner Unterschrift den Zusatz „Notarvertreter“ oder „als amtlich bestellter Vertreter des Notars...in....“ hinzu.
Der Notariatsverwalter verwendet die Amtsbezeichnung „Notariatsverwalter“, § 33 Abs. 2 Satz 2. Ein Hinweis, für welchen Notar die Notariatsverwaltung erfolgt ist zulässig, aber nicht vorgeschrieben.
Erteilt ein Notar (ggf. vollstreckbare) Ausfertigungen als aktenverwahrender Notar i. S. d. § 51 BNotO, so ist es sinnvoll, diesen Umstand zum Ausdruck zu bringen (z. B. „Notar X als aktenverwahrender Notar i. S. d. § 51 BNotO des früheren Notars Y“) und eine beglaubigte Abschrift der im Original vorliegenden Bestallungsurkunde (Übertragungsverfügung des Präsidenten des Landgerichts) beizusiegeln.