Abs. 1
Nicht einzutragen sind neben den in Abs. 1 ausdrücklich genannten Fällen insbesondere MaBV-Bürgschaften, die der Notar für den Erwerber verwahrt und zur Stimmrechtsausübung hinterlegte Aktien.
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Abs. 2
Die Eintragungen sind am Tag des Eingangs des Kontoauszugs oder der Mitteilung über Zinsgutschriften vorzunehmen.
Umbuchungen zwischen einem Giro-Anderkonto und einem Festgeld-Anderkonto sind weder als Einnahme noch als Ausgabe einzutragen. Im Massenbuch kann durch einen Vermerk auf sie hingewiesen werden; das Festgeldkonto ist in die Bezeichnung der Masse mit aufzunehmen.
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Abs. 3
Zu buchen ist unter dem Datum des Eingangs (§ 10 Abs. 3). Buchungen unter dem Datum der Wertstellung sind nicht zulässig. Erhält der Notar am 02.01.2004 die Mitteilung über eine Zinsgutschrift vom 31.12.2003, so ist nach dem Jahresabschluss und unter dem 02.01.2004 zu buchen.
Da die Bücher folglich mit den bis zum 31.12. eingegangenen Kontoauszügen abschließen, stimmt der Jahresabschluss systembedingt nicht mit den erst Anfang Januar eingehenden Jahresabschlussmitteilungen der Banken überein. Nur diese enthalten die Buchungen der letzen Tage des Jahres, insbesondere Zinsgutschriften und Spesenabrechnungen.
Gehen Gelder versehentlich zunächst auf dem Geschäftskonto oder einem falschen Anderkonto ein, ist nach Umbuchung der Eingang des Kontoauszugs über die Gutschrift auf dem Notaranderkonto für die Buchung maßgebend.
Zinsgutschriften, Kapitalertragsteuer, Solidaritätszuschlag und Bankgebühren sind stets einzeln zu buchen (keine Saldobuchung). Erhält der Notar allerdings nur einen Kontoauszug mit einer Saldobuchung, ist auch nur diese einzutragen, selbst wenn später noch ein differenzierter Beleg eingeht.
Kontoauszüge oder sonstige Mitteilungen sind mit dem Eingangsdatum zu versehen (§ 10 Abs. 3 S. 3) und mit der Nummer der Masse zu bezeichnen, § 27 Abs. 2 S. 5.
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Abs. 4
§ 10 Abs. 4 stellt (i. V. m. § 11 Abs. 3) klar, dass Schecks, die als Zahlungsmittel gegeben werden, wie Geld zu behandeln sind. Der Scheck ist also am Tag des Erhalts und nicht erst mit Gutschrift einzutragen.
Stellt sich ein Scheck als ungedeckt heraus, ist eine entsprechende Ausgabe zu buchen (Gegenbuchung). Falsch wäre hier eine Berichtigungsbuchung, also die Buchung in der Einnahme-Spalte mit negativem Vorzeichen, denn die „Einnahme“ des Wertpapiers „Scheck“ hat ja stattgefunden, nur war der Scheck nichts wert.
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Sonstiges:
Einzahler (Spalte 3) ist derjenige, von dem das Geld tatsächlich stammt, bei Finanzierung also das Kreditinstitut; zweckmäßiger Weise wird zusätzlich der Käufer vermerkt, für den das Geld hinterlegt wird. Empfänger ist die abzulösende Bank des Verkäufers; der Verkäufer sollte zusätzlich eingetragen werden.
Erfolgt eine Gutschrift zunächst auf dem falschen Anderkonto, so sind die Einnahme und bei Umbuchung die Ausgabe bei der falschen Masse im Verwahrungs- und Massenbuch einzutragen. Eine andere Möglichkeit besteht in der Ausbuchung in der Einnahmespalte mit negativem Vorzeichen. Im Verwahrungsbuch ist ein Richtigstellungsvermerk anzubringen.
Bei Stornobuchungen der Banken sind mit negativem Vorzeichen in derjenigen Spalte (Einnahme oder Ausgabe) zu buchen, in der die ursprüngliche, durch die Stornobuchung berichtigte Buchung erfolgt ist. Eine Erläuterung in Spalte 7 (Bemerkungen) ist sinnvoll.
Bei Buchungsfehlern des Notars ist § 7 Abs. 2 zu beachten. Sind bereits Buchungen auf der folgenden Seite erfolgt, kann die Berichtigungsbuchung nicht mehr auf derselben Seite erfolgen, da anderenfalls auch Überträge und Salden korrigiert werden müssten. Daher ist bei der fehlerhaften Buchung nur ein Hinweis auf die spätere Berichtigungsbuchung anzubringen, die an nächstoffener Stelle im Verwahrungs- und Massenbuch zu erfolgen hat.
Wurde ein Kontoauszug zunächst nicht gebucht, ist die Buchung an nächstoffener Stelle nachzuholen. Dabei das tatsächliche Datum des Kontoauszugs einzutragen und ein Berichtigungsvermerk anzubringen.
Wurde ein zu niedriger Zahlungseingang oder -ausgang gebucht, ist bei der fehlerhaften Eintragung nur ein Hinweis auf die Berichtigungsbuchung anzubringen. Die Korrektur selbst erfolgt nur durch Buchung des Differenzbetrages an nächstoffener Stelle unter Angabe des Datums des (zunächst unvollständig gebuchten) Kontoauszugs. Neben der Korrekturbuchung ist ein Berichtigungsvermerk anzubringen.
Wurde ein zu hoher Zahlungseingang oder -ausgang gebucht ist entsprechend zu verfahren. Der Differenzbetrag ist aber mit negativem Vorzeichen in derjenigen Spalte (Einnahme oder Ausgabe) zu buchen, in der die fehlerhafte Buchung erfolgt war.