Vorbemerkung
Die Form der Namensverzeichnisse ist nicht ausdrücklich geregelt. Amtliche Muster gibt es nicht. Maßgebend für die Gestaltung ist daher der Zweck der Verzeichnisse, das Auffinden von Eintragungen zu ermöglichen. In jedem Fall ist daher für jeden Eintrag auf die Nummer der Urkundenrolle bzw. auf die Nummer der Masse zu verweisen.
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Abs. 1
Alphabetisches Namensverzeichnis bedeutet nur, dass nach Anfangsbuchstaben zu ordnen ist, innerhalb der Buchstaben ist keine alphabetische Ordnung vorgeschrieben. Werden Urkundenrolle und Massenbuch als festes Buch geführt und die am Ende des Buches vorgesehenen Namensverzeichnisse verwandt, kann die alphabetische Reihenfolge innerhalb der Buchstaben auch nicht eingehalten werden. Wird das Namensverzeichnis elektronisch oder als Kartei geführt, sollte hingegen auch innerhalb der Buchstaben das Alphabet eingehalten werden, insbesondere, wenn das Verzeichnis fortlaufend über die Jahre hinweg geführt wird.
Abs. 1 S. 2 stellt klar, dass Namensverzeichnisse auch für Urkundenrolle und Massenbuch gemeinsam geführt werden können.
Es bleibt dem Notar überlassen, ob er das Namensverzeichnis als Anlage oder gesondert führt.
Eine gemeinsame Namenskartei mehrerer Notare (§ 7 Abs. 2 DONot a. F.) – unter Verwendung verschiedenartiger Karteikarten – ist nicht mehr zulässig.
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Abs. 2
Aus der Pflicht zur Eintragung spätestens zum Vierteljahresschluss ergibt sich i. V. m. § 17 Abs. 1 die Pflicht, ein elektronisch geführtes Namensverzeichnis spätestens jeweils zu diesem Zeitpunkt auch auszudrucken.
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Abs. 3
Für die Eintragungen im Namensverzeichnis zur Urkundenrolle gilt § 8 Abs. 4 entsprechend. Im Namensverzeichnis ist also jeder aufzunehmen, der nach § 8 Abs. 4 in Spalte 3 der Urkundenrolle einzutragen ist.
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Abs. 4
Für das Namensverzeichnis zum Massenbuch sieht Abs. 4 eine eigenständige Regelung vor:
Liegt der Verwahrung keine notarielle Urkunde zugrunde, sind „die Auftraggeber einzutragen“, also diejenigen, die den Auftrag zur Verwahrung erteilt haben.
Dient die Verwahrung dem Vollzugeiner Urkunde, sind „die an dem Geschäft Beteiligten“ einzutragen. Damit besteht zwar weitgehend Kongruenz mit den Beteiligten, die in der Urkundenrolle einzutragen sind. Anders als dort müssen aber im Namensverzeichnis Vertreter oder Bevollmächtigte nicht aufgeführt werden.
Beim Grundstückskaufvertrag der über Notaranderkonto abgewickelt wird, sind nur Verkäufer und Käufer in das Namensverzeichnis aufzunehmen, nicht die finanzierende Bank. Der Treuhandauftrag, den die Bank erteilt, macht sie i. S. d. § 13 Abs. 4 nicht zur Beteiligten an dem Geschäft.
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Sonstiges
Mihm/Bettendorf empfehlen, von der Führung eines Namensverzeichnisses über mehrere Jahre hinweg abzusehen, weil das Namensverzeichnis gem. § 17 Abs. 1 S. 1 i. V m. § 13 Abs. 2 vierteljährlich und für eine Geschäftsprüfung auszudrucken ist. Zum schnellen Auffinden, insbesondere von Urkunden, ist aber ein fortlaufendes Verzeichnis sehr hilfreich. Ein gutes Programm sollte es daher ermöglichen, das Namensverzeichnis über die Jahre hinweg zu führen, gleichwohl jahrgangsweise auszudrucken. Im Sinne der DONot wird dann ein Jahrgangsverzeichnis geführt und nur dieses ist auszudrucken.