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Hinweise und Empfehlungen für Hersteller und Anwender von EDV-Programmen im Notariat gibt die Bundesnotarkammer in einem ausführlichen Merkblatt.

Der neu eingeführte Satz 1 verbietet bei automationsgestützter Bücherführung „Verfahren zur nachträglichen Veränderung der mit dem Ausdruck abgeschlossenen Eintragungen“. Diese Formulierung schießt über das Ziel hinaus. Gegen eine Veränderung, die unter Beachtung von § 7 Abs. 2 automationsgestützt geschieht, können keine Bedenken bestehen. Mit einem Einzelblatteinzug ist es möglich, eine schon ausgedruckte Seite nochmals einzuziehen und die ursprüngliche Eintragung „automationsgestützt“ so zu korrigieren, dass die ursprüngliche (fehlerhafte) Eintragung lesbar bleibt. Unverständlich und inkonsequent ist zudem, dass S. 1 nur für Einsatz von „notarspezifischen Fachanwendungen“ gilt. Nach richtiger Ansicht ist S. 1 wie folgt zu lesen: Wenn Bücher mit dem Computer geführt werden, muss die eingesetzte Notarsoftware sicherstellen, dass bei Änderungen § 7 Abs. 2 beachtet wird.

Für die von Satz 2 nunmehr geforderte Herstellerbescheinigung schlägt die BNotK folgenden Text vor:

Unklar bleibt, ob nach Ansicht der BNotK bei Wahl dieser Formulierung die Einholung einer neuen Bescheinigung nach jedem update (vgl. „Fortschreibungen“) entbehrlich sein soll.

Gibt es den Hersteller nicht mehr, kann die Bescheinigung nicht verlangt werden, ohne dass der Notar gezwungen wäre, seine Notarsoftware zu entsorgen. Krebs (MittBayNot 2005, 363, 364) weist zu Recht darauf hin, dass die Dienstordnung keine geeignete Rechtsgrundlage für Enteignungen ist.

§ 17 Abs. 1 Satz 3 enthält gemeinsame Regelungen zur automationsgestützten Führung aller Bücher. Bei automationsgestützter Bücherführung hat jeweils an dem Tag, an dem bei herkömmlicher Führung die Eintragung vorzunehmen wäre, die Eingabe in den Datenspeicher (insoweit übereinstimmend die Regelung des Abs. 2 für Namensverzeichnisse, Anderkontenliste und Erbvertragsverzeichnis) und der Ausdruck dieser Eingabe zu erfolgen (für die vorstehenden Verzeichnisse vgl. dagegen Abs. 2).

Nicht schon mit Eingabe in den Datenspeicher sondern erst mit Erstellung des Ausdrucks ist das jeweilige Buch hergestellt und die Grundlage für die Prüfung der Amtsführung gelegt. Satz 4 stellt klar, dass jeweils die vollgeschriebenen Seiten das Buch bilden.

Zwischenausdrucke, die durch spätere Drucke inhaltlich überholt werden, sind nach Satz 3, 2. Halbsatz zu vernichten. Daher ist es vorteilhaft, wenn es Software und Drucker erlauben, nur teilweise beschriebene Einzelblätter wieder einzuziehen und fortzuschreiben. Die Pflicht zur Vernichtung gem. Abs. 1 S. 3 bezieht sich nur auf nicht abgeschlossene Seiten. Abgeschlossene Seiten sind hingegen auszudrucken und abzulegen und dürfen nicht durch Neuausdrucke ersetzt werden.

Zu dem Buch gehört entgegen dem klar, aber falsch formulierten Abs. 1 S. 4 die letzte abgeschlossene Seite auch dann, wenn sie - wie meist - nicht voll beschrieben ist.

Namensverzeichnisse, Anderkontenliste und Erbvertragsverzeichnis müssen zwar wie die Bücher jeweils an dem Tag abgespeichert werden, an dem bei herkömmlicher Führung die Eintragung vorzunehmen wäre. Nur Anderkontenliste und Erbvertragsverzeichnis sind zu diesem Zeitpunkt auch auszudrucken. Das Namensverzeichnis muss hingegen nur zum Jahresende ausgedruckt werden.

Buch/Verzeichnis	§ 17 Abs. 1 S. 3 i. V. m.	spätester Zeitpunkt des Ausdrucks
Urkundenrolle	§ 8 Abs. 3	14 Tage nach Beurkundung
Erbvertragsverzeichnis	§ 9 Abs. 1 S. 2	14 Tage nach Beurkundung
Verwahrungsbuch	§ 10 Abs. 2 Hs. 1, Abs. 3 S.1	am Tag des Eingangs des Kontoauszugs (vgl. aber Hinweise bei § 10)
Massenbuch	§ 10 Abs. 2 Hs. 1, Abs. 3 S.1, Abs. 4 Hs. 1	am Tag des Eingangs des Kontoauszugs (vgl. aber Hinweise bei § 10)
Anderkontenliste	§ 12 Abs. 5 S. 2	bei Anlegung der Masse
Namensverzeichnis (zur Urkundenrolle und zum Massenbuch)	§ 13 Abs. 2	Jahresabschluss
Dokumentation zur Einhaltung der Mitwirkungsverbote	nicht geregelt	auf Verlangen des Revisors muss eine gezielte Abfrage des Verzeichnisses möglich sein (vgl. Hinweise zu § 15)

Eine Erleichterung sieht Abs. 3 für Zusätze und sonstige Änderungen im Sinne des § 7 Abs. 2 vor. Die Änderungen sind erst auf der vollgeschriebenen Seite, nicht schon auf dem Zwischenausdruck mit einem zu datierenden und zu unterschreibenden Vermerk des Notars zu bestätigen. Von Bedeutung ist dies für die wechselseitigen Vermerke in Spalte 5 der Urkundenrolle, bei der Berichtigung, Änderung, Ergänzung oder Aufhebung von Urkunden. Die Eintragung bei der „Alturkunde“ wird meist handschriftlich erfolgen müssen, da die entsprechende Seite der Urkundenrolle in der Regel schon abgeschlossen sein wird. Wer hier einen Neuausdruck der alten Seite vornimmt, die um den Verweisungsvermerk in Spalte 5 ergänzt wurde, macht damit eine Verstoß gegen Abs. 1 S. 2 sichtbar.

Bis zum Ausdruck haben die im Computer gespeicherten Eintragungen nur Entwurfscharakter, dürfen also ohne Vermerk gem. § 7 Abs. 2 korrigiert werden.

§ 17 Automationsgestützte Führung der Bücher und Verzeichnisse