Vorbemerkung
§ 18 regelt, welche Urkunden und sonstigen Unterlagen auf Dauer in der Urkundensammlung aufzubewahren sind (Abs. 1) oder aufbewahrt werden können (Abs. 2).
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Abs. 1
Abs. 1 schreibt lediglich vor, dass die Urkunden und anderen Unterlagen nach der Nummernfolge der Urkundenrolle geordnet aufzubewahren sind.
Die Art der Verwahrung ist nicht mehr geregelt. In Betracht kommen nach wie vor insbesondere das Einheften in (Hänge) Akten oder Aktenordner sowie die Aufbewahrung in Aktenkästen. Bei Aktenordnern ist das Entnehmen einer einzelnen Urkunde zum Kopieren wesentlich einfacher. Das (zulässige) Einheften in Aktenbände mit festem Umschlag erschwert das Kopieren unnötig.
Ebenfalls nicht geregelt ist der Zeitpunkt, zu dem die Urkunden zur Urschriftensammlung zu nehmen sind. Solange ein Vorgang bearbeitet und die Urschrift für die Bearbeitung gebraucht wird, kann die Urschrift in der Nebenakte verbleiben.
Aufgrund der notariellen Verschwiegenheitspflicht (§ 18 BNotO) ist die Urkundensammlung so aufzubewahren, dass Unbefugte keinen Zugriff haben. In der Regel empfiehlt sich die Verwahrung in abschließbaren Schränken, die bei Abwesenheit des Büropersonals auch verschlossen werden sollten.
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Abs. 2
Nach Abs. 2 können (nicht müssen) bestimmte „ergänzende“ Urkunden und andere für den Vertragsvollzug relevante Unterlagen wie z. B. Genehmigungen einer (Haupt) Urkunde angeklebt oder gem. § 30 mit Faden und Siegel angeheftet und bei dieser aufbewahrt werden.
Handelt es sich bei der ergänzenden Urkunde um eine Urkunde des Notars, ist nach § 18 Abs. 2 S. 3 an der Stelle, an der die bei der Haupturkunde verwahrte Urkunde an sich in die Urkundensammlung einzusortieren wäre, ein Hinweisblatt oder eine Abschrift mit Hinweis auf die Haupturkunde aufzunehmen. Gemeint sind damit nur in die Urkundenrolle einzutragende Urkunden, nicht also Urkunden anderer Notare.
Die Regelung für die in Abs. 2 S. 1 zum ersten und zweiten Spiegelstrich aufgeführten Unterlagen weicht von den Unterlagen gemäß drittem Spiegelstrich ab:
Nur für die Unterlagen des dritten Spiegelstrichs schreibt die DONot vor, auf der Haupturkunde einen Verweis auf die spätere Ergänzungsurkunde anzubringen, wenn die spätere Urkunde nicht mit der (Haupt) Urkunde verbunden und bei ihr verwahrt wird (Für die Urkundenrolle siehe in diesen Fällen § 8 Abs. 6).
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Abs. 3
Bei der Erteilung von Ausfertigungen und Abschriften setzt sich dieser Unterschied fort. Grundsätzlich hat der Notar nach Abs. 3 die Wahl, ob er die verbundenen Urkunden und Unterlagen mit ausfertigt oder nicht. In den Fällen des Abs. 2 S. 1 dritter Spiegelstrich ist indes der Verweisungsvermerk in die Ausfertigung oder Abschrift zu übernehmen. Daraus wird man für den nicht ausdrücklich geregelten Fall der Verbindung und gemeinsamen Aufbewahrung die Verpflichtung ableiten können, die verbundene Urkunde mit in die Ausfertigung oder Abschrift aufzunehmen, denn ansonsten wäre die Regelung ersichtlich unvollständig.
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Abs. 4
Für Erbverträge, die in der Verwahrung des Notars bleiben, gilt:
Erbverträge können entweder in der Urkundensammlung oder gesondert aufbewahrt werden. Für die Urkundensammlung ist bei gesonderter Aufbewahrung ein Vermerk mit den Angaben gemäß § 20 Abs. 1 zu fertigen. Statt des Vermerks kann auch eine beglaubigte Abschrift des Erbvertrags gefertigt werden. Die beglaubigte Abschrift ist in einem verschlossenen Umschlag zur Urkundensammlung zu nehmen, es sei denn, dass die Beteiligten sich mit der offenen Aufbewahrung schriftlich einverstanden erklären. Das Einverständnis kann bereits in die Urkunde selbst aufgenommen werden. Nach dem klaren Wortlaut bezieht sich die Verpflichtung zur Verwahrung in einem verschlossenen Umschlag nur auf die beglaubigte Abschrift. Die Urschrift, die entweder in der Urschriftensammlung oder im Erbvertragsverzeichnis verwahrt wird, muss demzufolge nicht in einen Umschlag genommen werden. (a. A. im Ergebnis Renner, § 19 Rdn. 20).
Sollte die Urschrift gleichwohl in einem verschlossenen Umschlag verwahrt, werden, darf der Notar den Umschlag auch ohne Einverständnis der Beteiligten öffnen, um die letztwillige Verfügung im Hinblick auf mögliche Fehler noch einmal zu überprüfen.
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Sonstiges
Endet das Amt eines Berliner Notars, nimmt das Amtsgericht Schöneberg gem. § 51 Abs. 1 BNotO i. V. m. Nr. 35 a AVNot u. a. die Urkundensammlung in Verwahrung. Die Verwahrung kann aber auch insgesamt oder für einzelne Urkunden durch den Präsidenten des Landgerichts Berlin einem Notar übertragen werden (vgl. hierzu Nr. 32, 33 AVNot). Dem aktenverwahrenden Notar, nicht hingegen dem Amtsgericht, kann gem. § 54 b Abs. 3 S. 2 BeurkG i. V. m. Nr. 32, 33 AVNot zugleich die Verfügungsbefugnis über die betreffenden Anderkonten übertragen werden. Bestehen noch Anderkonten, ist dies folglich kein zwingender Grund für die Abwicklung durch einen Notariatsverwalter.
Wird ein Notariatsverwalter bestellt, übernimmt er gem. § 58 BNotO für die Dauer seiner Amtszeit die Akten, die Urschriftensammlung und Anderkonten, ohne dass es eines besonderen Übertragungsaktes bedarf (vgl. allgemein zur Notariatsverwaltung das Merkblatt der Notarkammer Berlin).
Urschriften notarieller Urkunden bleiben nach § 45 Abs. 1 BeurkG in der Verwahrung des Notars, wenn sie nicht ausnahmsweise gem. § 45 Abs. 2 BeurkG ausgehändigt werden (Verwendung im Ausland). Wird eine Urschrift ausnahmsweise gem. § 45 Abs. 2 S. 1 BeurkG ausgehändigt, behält der Notar gem. § 45 Abs. 2 S. 2 BeurkG eine Ausfertigung zurück, die gem. § 45 Abs. 3 BeurkG an die Stelle der Urschrift tritt und daher gem. § 19 in der Urkundensammlung aufzubewahren ist.
Auch die Urschrift eines aufgehobenen Vertrags verbleibt grundsätzlich in der Urschriftensammlung (OLG Köln, DNotZ 1990, 452; LG Memmingen, MittBayNot 1993, 402). Etwas anderes gilt nur für Erbverträge. Seit dem 01.08.2002 können die Beteiligten einen Erbvertrag aus der Verwahrung des Notars zurücknehmen (vgl. dazu das Rundschreiben Nr. 25/2002 der BNotK vom 13.08.2002). Eine Urschrift einsehen (nicht auch die Nebenakten, vgl. BGH DNotZ 1990, 392 m. Anm. Winkler; OLG Zweibrücken DNotZ 2003, 126) darf gem. 51 Abs. 3 BeurkG jeder, der nach § 51 Abs. 1 BeurkG eine Ausfertigung verlangen kann.