Vorbemerkung
Welche Urkunden in Urschrift oder Ausfertigung zu verwahren sind, regelt § 45 BeurkG. Danach verbleiben Niederschriften in der Regel in der Verwahrung des Notars, während Urkunden in der Form eines Vermerks regelmäßig den Beteiligten auszuhändigen sind. Dazu regelt die DONot in § 19 folgendes:
Abs. 1 regelt die Aufbewahrung im Fall einer Unterschriftsbeglaubigung mit Entwurf, Abs. 2 die reine Unterschriftsbeglaubigung (ohne Entwurf) sowie sonstige einfache Zeugnisse i. S. d. § 39 BeurkG.
--------------------------------
Abs. 1 und 2
Die Verwahrung einer (einfachen) Abschrift dieser Urkunden ist - nach der DONot - stets ausreichend (vgl. aber Abs. 3), ein Vermerkblatt reicht hingegen nur bei der Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf.
Die Anfertigung eines Vermerkblatts wird in der Regel arbeitsaufwendiger sein als die einer Kopie. Für ein Vermerkblatt wird sich der Notar daher in der Regel nur dann entscheiden, wenn es sich bei dem (nicht von ihm entworfenen) Text über der Beglaubigung um sehr umfangreiche Unterlagen handelt. Die Urkundensammlung wird dann nicht unnötig aufgebläht.
Bestehen Mitteilungspflichten gegenüber dem Finanzamt, ist der Vermerk über die Absendung der Anzeige auf die Abschrift zu setzen.
--------------------------------
Exkurs:
Wird die Urschrift verwahrt, trifft die DONot zwar keine entsprechende Regelung. In diesen Fällen schreiben aber stets die steuerrechtlichen Vorschriften, die die Anzeigepflicht begründen, den Vermerk auf der Urschrift vor [§ 18 Abs. 4 GrEStG, § 54 Abs. 2 S. 3 EStDV, § 8 Abs. 1 S. 4 ErbStDV).
--------------------------------
Abs. 3
§ 18 Abs. 4 GrEStG verlangt bei einer Unterschriftsbeglaubigung mit Entwurf den Vermerk auf einer zurückbehaltenen beglaubigten Abschrift, so dass in diesem Fall ausnahmsweise nach § 19 Abs. 3 eine beglaubigte Abschrift zu Urkundensammlung zu nehmen ist.