Abs. 1
Abs. 1 regelt die bürointerne Behandlung von Verfügungen von Todes wegen, deren Originale entweder zwingend (Testament gem. § 34 Abs. 1 BeurkG) oder entsprechend dem Wunsch der Beteiligten (Erbvertrag gem. § 34 Abs. 3 BeurkG) in besondere amtliche Verwahrung beim zuständigen Amtsgericht (§ 2258a BGB) gebracht werden.
Über jede Verfügung von Todes wegen, die ein Notar dem Amtsgericht abliefert, hat er für die Urkundensammlung einen Vermerk anzufertigen. Dieser Vermerk soll nunmehr über § 16 a.F. hinausgehend auch den Geburtsort mit Postleitzahl sowie das Amtsgericht nennen, an das die Verfügung abgeliefert wurde. Der Vermerk ist nach der Neufassung vom Notar zu unterschreiben. Ein Vermerkblatt ist auch dann erforderlich, wenn der Notar auf Wunsch der Beteiligten eine beglaubigte Abschrift der Verfügung von Todes wegen zurückbehält.
Nur auf Wunsch der Beteiligten darf der Notar eine beglaubigte Abschrift der Verfügung von Todes wegen zur Urkundensammlung nehmen und nur mit ihrem schriftlichen Einverständnis darf er diese Abschrift offen aufbewahren. Bei späteren Änderungen einer letztwilligen Verfügung muss der Notar deren genauen Inhalt kennen. Gleiches gilt, wenn z. B. eine gesellschaftsrechtliche Nachfolgeregelung mit der letztwilligen Verfügung abzustimmen ist. Der Notar sollte sich daher stets ermächtigen dazu lassen, eine beglaubigte Abschrift in der Urkundensammlung offen in der Urkundensammlung zu verwahren. Am besten geschieht dies im Text der Urkunde selbst („Der Notar ist berechtigt und wird beauftragt, eine beglaubigte Abschrift dieser Urkunde offen in der Urkundensammlung zu verwahren“).
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Abs. 2
Wird die Verfügung von Todes wegen in besondere amtliche Verwahrung beim Amtsgericht gegeben, obliegen dem Notar keine Mitteilungspflichten nach der Allgemeinen Verfügung über Benachrichtigung in Nachlasssachen. In diesem Fall übernimmt das verwahrende Gericht, die Benachrichtigung des Geburtsstandesamts bzw. der Hauptkartei für Testamente.
Bei den Notaren liegt diese Mitteilungspflicht, wenn sie die betreffende Urschrift verwahren, also
· einen Erbvertrag in notarielle Verwahrung nehmen,
· Urkunden aufnehmen, durch die die Erbfolge geändert wird, ohne dass es sich um Testamente oder Erbverträge handelt (Güterrechtsverträge, Erbverzicht u. a. m.
In diesen Fällen benachrichtigt der Notar das zuständige Standesamt (wenn die Geburt des Erblassers von einem Standesamt im Inland beurkundet worden ist, I. 2.1.1 Allgemeine Verfügung über Benachrichtigung in Nachlasssachen) oder die Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg, Grunewaldstr. 66, 10823 Berlin (in allen übrigen Fällen, I. 2.1.2 Allgemeine Verfügung über Benachrichtigung in Nachlasssachen).
Eine Abschrift dieses Benachrichtigungsschreibens bei der Urkunde aufzubewahren und zwar auch dann, wenn das Erbvertragsverzeichnis durch Sammlung der Abschriften der Benachrichtigungsschreiben geführt wird. Bislang war die Benachrichtigung auf der Urkunde zu vermerken (§ 16 Abs. 2 a.F.). Die Neuregelung soll verhindern, dass zwar ein Vermerk über die Ablieferung gefertigt, die Benachrichtigung selbst dann aber vergessen wird.
Sind mehrere Erblasser betroffen, sind mehrere Benachrichtigungen vorzunehmen (mehrere Erblasser in einem Erbvertrag; Erbfolge nach mehreren Beteiligten durch sonstige Urkunde geändert).
Zu Urkunden, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird, gehören insbesondere Eheverträge und Scheidungsfolgevereinbarungen, in denen Gütertrennung vereinbart wird. Eine Änderung der Erbfolge kann sich auch aus einer ehevertraglichen Rechtswahl ergeben. Wird hingegen nur der Zugewinnausgleichsanspruch im Scheidungsfall ausgeschlossen („modifizierte Zugewinngemeinschaft“), besteht keine Mitteilungspflicht. Auch ein reiner Pflichtteilsverzichtsvertrag ist – anders als ein Erbverzichtsvertrag – nicht mitzuteilen; der Vertrag hat zwar erbrechtliche Folgen, ändert aber nicht die Erbfolge.
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Abs. 3
Abs. 3 regelt die büromäßige Erfassung der Rückgabe eines Erbvertrages (vgl. dazu das Rundschreiben der BNotK 25/2002 vom 13.08.2003 sowie insbes. v. Dickhuth-Harrach, RNotZ 2002, 384). Dunkel bleibt, was sich der Verordnungsgeber unter einer Urkunde über die Rückgabe des Erbvertrages in der gesetzlich vorgeschriebenen Form vorstellt. Da BGB und BeurkG sind in diesem Punkt nicht geändert worden sind, schreibt das Gesetz für die Rückgabe überhaupt keine Beurkundung vor und folglich auch keine bestimmte Form. Was die büromäßige Behandlung anbelangt, ist der Überlegung von Krebs zu folgen: wenn es schon ein Aktenvermerk auf dem nach § 18 Abs. 4 S. 2 gefertigten oder aus Anlass der Rückgabe noch zu fertigenden Vermerkblatt bzw. der beglaubigten Abschrift des Erbvertrages ausreichend ist, muss eine Vermerkurkunde im Sinne von § 39 BeurkG erst recht genügen.
Rücknahme und Tag der Rückgabe sind nach Abs. 3 S. 5 in das Erbvertragsverzeichnis einzutragen. Wird das Verzeichnis als Kartei mit Abschriften der Benachrichtigungsschreiben an die Standesämter geführt, sollte der Vermerk auf die Abschrift des betreffenden Benachrichtigungsschreibens gesetzt werden (Krebs, MittBayNot 2005, 363, 365).
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Abs. 4
Ein Erbvertrag, der auf Wunsch der Beteiligten notariell verwahrt wurde, ist nach § 34 Abs. 3 nach Eintritt des Erbfalls an das Nachlassgericht abzuliefern. Erlangt der Notar Kenntnis vom Erbfall (in aller Regel aufgrund Benachrichtigung durch das Geburtsstandesamt gem. Abschnitt II 2.1 AVBenachNachlass), hat er die Urschrift des Erbvertrags an das Nachlassgericht abzuliefern. Eine beglaubigte Abschrift der Urkunde mit der Kostenberechnung nimmt er - unverschlossen - zur Urkundensammlung.
Die Urschriften sonstiger Verträge, die die Erbfolge ändern, verbleiben auch bei Eintritt des Erbfalls in der Urkundensammlung. Der Notar übersendet dem Nachlassgericht eine auszugsweise beglaubigte Abschrift, die nur diejenigen Erklärungen enthält, die Auswirkungen auf die Erbfolge haben.
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Abs. 5
Die Regelung, dass Notare das Verzeichnis der Erbverträge jährlich auf solche Verträge durchsehen sollen, die sich länger als 50 Jahre in ihrer Verwahrung befinden, ist gegenstandslos, nachdem Notare mit Vollendung des 70. Lebensjahres ihr Amt verlieren; denn es ist nicht denkbar, dass sie dieses vor Vollendung des 20. Lebensjahres erwerben. Damit ist es ausgeschlossen, dass sich eine Urkunde länger als 50 Jahre in ihrer Verwahrung befindet.
Allerdings sind die Notare nach § 20 Abs. 4 S. 3 DONot verpflichtet, alle fünf Jahre nach Errichtung des Erbvertrages – wenn sie ihn denn in eigener Verwahrung behalten – die Ermittlungen nach §§ 2300 a / 2263 a BGB anzustellen, d.h. zu ermitteln, ob der Erblasser noch lebt, und den Vertrag, falls sich das Fortleben des Erblassers nicht feststellen lässt zur Eröffnung an das Amtsgericht abzuliefern. Dazu ist zu bemerken, dass Notare zwar nicht (ohne weiteres) die Beurkundung eines Erbvertrages ablehnen können, wohl aber das Ansinnen, diesen in eigene Verwahrung zu nehmen; angesichts der mit der Verwahrung verbundenen Überwachungspflichten ist es dringend zu empfehlen, die eigene Verwahrung in allen Fällen abzulehnen.