vorab zu Abs. 1 und 2
Ein ausschließlich digitales Dokumentenmanagement ohne papiergebundene Akten ist nach der derzeitige Dienstordnung nicht zulässig. Diese Auffassung wird von den Revisoren des Landgerichts Berlin geteilt.
Für Verwahrungsgeschäfte ist stets eine angesprochene Blattsammlung anzulegen (§ 22 Abs. 2). Dazu vertritt die ganz herrschende Meinung die Ansicht, es sei eine Blattsammlung in Papierform gemeint. Die Speicherung der Nebenakten per EDV soll die Führung der Blattsammlung nicht ersetzen (Weingärtner, Dienstordnung für Notarinnen und Notare, 10. Auflage § 22 DONot Rdn. 331; Huhn/von Schuckmann-Renner, BeurkG, DONot, 4. Auflage, § 22 DONot Rdn. 15, Blaeschke, Praxishandbuch Notarprüfung, Rdn. 1342).
Aus § 22 Abs. 1 folgt auch für die übrigen Unterlagen die Pflicht, eine Nebenakte anzulegen, zu führen und aufzubewahren (i. V. m. § 5 Abs. 4), wenn der Schriftwechsel mehr als Belanglosigkeiten betrifft. Eine Rechtfertigung hier auf die Papierform zu verzichten gibt es derzeit nicht. Für diese Ansicht spricht auch der Umstand, dass sich nach der geltenden DONot die Geschäftsprüfung gem. § 93 BNotO grundsätzlich auf das Ergebnis unserer Amtstätigkeit in Papierform bezieht.
Nach § 93 BNotO erstreckt sich die Geschäftsprüfung auf die ordnungsgemäße Führung der Nebenakten.
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Abs. 1
Nebenakten werden zur Vorbereitung und Abwicklung von Beurkundungen und sonstigen Notariatsgeschäften geführt. Der Notar kann grundsätzlich nach seinem Ermessen entweder eine gesonderte Blattsammlung für eine Angelegenheit anlegen oder Sammelakten führen.
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Abs. 2
Zwingend vorgeschrieben ist die Führung einer gesonderten Blattsammlung aber gem. Abs. 2, zu den Beurkundungen, „soweit dies zur Vorbereitung und Abwicklung des Geschäfts geboten ist“ und zu den Verwahrungsgeschäften in jedem Fall.
Abs. 2 S. 1 S. 1 bestimmt zwar, dass für das Urkundsgeschäft und für das Verwahrungsgeschäft unterschiedliche Blattsammlungen zu führen sind. Dies steht aber der verbreiteten Praxis nicht entgegen, diese beiden Blattsammlungen auf unterschiedlichen Heftschienen in ein und der selben Akte aufzubewahren.
Für mehrere inhaltlich zusammenhängende Beurkundungen kann eine gesonderte Blattsammlung geführt werden, beispielsweise für den Kaufvertrag und die Bestellung einer (Finanzierungs) Grundschuld.
Abs. 2 S. 2 S. 2 regelt den Mindestinhalt der gesonderten Blattsammlung, die zwingend für jede Verwahrungsmasse zu führen ist und listet im Einzelnen auf, welche Unterlagen in die Blattsammlung aufzunehmen sind. Die Aufzählung ist nicht abschließend.
Es ist sinnvoll, den gesamten Schriftwechsel zu Treuhandaufträgen in dieser Blattsammlung aufzubewahren, insbesondere wenn Treuhandaufträge auf Hinweis des Notars angepasst werden. Wird beispielsweise das Schreiben des Notars, in dem er die abzulösende Bank auffordert, ihren zunächst erteilten Treuhandauftrag mit den Verwahrungsanweisungen der Vertragsbeteiligten oder mit dem Treuhandauftrag der finanzierenden Bank in Einklang zu bringen, zur Blattsammlung für das Urkundsgeschäft, der daraufhin angepasste Treuhandauftrag der Bank (vgl. S. 2 Nr. 3) hingegen zur Blattsammlung des Verwahrungsgeschäfts genommen, erschwert dies die Übersicht.
Wird der Notar aus dem Treuhandauftrag entlassen, sollte auch dieses Schreiben zu der Blattsammlung für das Verwahrungsgeschäft genommen werden.
S. 2 Nr. 1 Dient die Masse der Abwicklung eines Kaufvertrages sind die Verwahrungsanträge und -anweisungen der Vertragsbeteiligten in der Urkunde enthalten. Nach Nr. 1 ist dann eine - ggf. auszugsweise - Abschrift des Kaufvertrages zur gesonderten Blattsammlung für das Verwahrungsgeschäft zu nehmen und zwar auch dann, wenn sich die gesonderte Blattsammlung zusammen mit der gesonderten Blattsammlung für die Beurkundung in einer Akte befindet und dort bereits eine Abschrift des Kaufvertrags abgeheftet ist.
S. 2 Nr. 2 Unter Treuhandaufträgen gem. § 54 a Abs. 6 BeurkG sind sowohl die Treuhandaufträge der finanzierenden als auch diejenigen der abzulösenden Banken und sonstigen Gläubiger zu verstehen.
Nach Nr. 4 ist die „Annahmeerklärung“ zur Blattsammlung zu nehmen. Wie der Verweis auf § 54 a Abs. 2 Nr. 3, Abs. 5 BeurkG zeigt, ist damit der Annahmevermerk gemeint, den der Notar nach § 54 a Abs. 5 BeurkG auf das Original der Verwahrungsanweisung setzen und unterschreiben muss. Daraus wird zum Teil gefolgert, das Original der Verwahrungsanweisung verbunden mit dem Original des Annahmevermerks müsse zur Belegsammlung genommen werden (Blaeschke Rdn. 1353; a. A. Renner, § 23 Rdn. 13: Kopie der Annahmeerklärung oder des datierten und unterschriebenen Annahmeschreibens reicht). Da § 23 Abs. 2 Nr. 2, der die Verwahrung einer Abschrift der Treuhandaufträge und Verwahrungsanweisungen ausreichen lässt, sonst leer laufen würde, der Begriff „Annahmeerklärung“ ohnehin auslegungsbedürftig ist und die Dokumentation der Annahme in der Nebenakte ein Internum des Notars ist, sollte es als ausreichend angesehen werden, wenn eine Abschrift des Treuhandauftrags mit dem darauf gesetzten unterschriebenen Annahmevermerk verwahrt wird. Auf der sicheren Seite ist, wer der Ansicht Blaeschkes folgt und die Erklärung, die er der Bank zukommen lässt, gesondert unterschreibt.
S. 2 Nr. 5 vgl. hierzu die Kommentierung zu § 27 Abs. 3 S. 5 link
S. 2 Nr. 6 Die Kontoauszüge sind mit der Massennummer zu versehen und zur Blattsammlung des Verwahrungsgeschäfts zu nehmen. Es ist sinnvoll, die Kontoauszüge den übrigen Unterlagen der jeweiligen Blattsammlung vorzuheften, so dass alle Kontoauszüge unmittelbar hintereinander abgeheftet sind. Dies erleichtert die Übersicht und die Kontrolle durch den Notarrevisor.
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Sonstiges
Ein Recht auf Einsicht in die Nebenakten haben Urkundsbeteiligte nicht (Winkler, § 51 Rdn. 37; OLG Zweibrücken, Beschluss vom 10.07.2002, DNotZ 2003, 126 = MittBayNot 2002, 523 m. Anm. Naumann; BGH DNotZ 1990, 392; a. A. Renner § 23 Rdn. 4: Einsichtsrecht, wenn alle Beteiligten der Einsichtnahme zustimmen; vgl. auch BayObLG, zur Einsicht in Aktenvermerke, die Feststellungen enthalten, die der Notar amtspflichtgemäß in die Urkunde hätte aufnehmen müssen). Jedenfalls darf der Notar aufgrund seiner Verschwiegenheitspflicht gem. § 18 BNotO nur mit Einverständnis aller Beteiligten Einsicht gewähren.
Diejenigen Schriftstücke, die von einem Beteiligte selbst stammen (vgl. LG Frankfurt DnotZ 1990, 393) oder die er dem Notar übergeben hat, darf dieser Beteiligte einsehen; der Notar muss dann gewährleisten, dass der Einsehende keinen Einblick in die übrige Nebenakte erhält.
Finanzbehörden und -gerichte haben ein Recht auf Einsicht in Akten des Notars nur soweit wie dessen jeweilige Mitteilungspflicht geht (§ 84 Abs. 1 FGO, § 182 Abs. 1 Nr. 3b, Abs. 4 AO).
Strafverfolgungsbehörden haben kein Recht auf Akteneinsicht, wenn der Notar gem. § 53 Abs. 1 Nr. 3 StPO, § 303 Abs.1 Nr. 2 ZPO ein Zeugnisverweigerungsrecht hat vgl. das Rundschreiben Nr. 15/1998 der BNotK vom 22.05.1998 (Merkblatt „Durchsuchungen und Beschlagnahmen im Notariat“).
Nach OLG Frankfurt (JurBüro 1994, 178) ist der Beschluss des Gerichts, mit dem dem Notar in einem Beschwerdeverfahren nach § 54 Abs. 1 BerukG die Vorlage der Nebenakten aufgegeben wird, für den Notar nicht anfechtbar. Ob dies richtig ist, sei dahingestellt. Jedenfalls muss das Gericht nach Beiziehung der Nebenakte darauf achten, dass den Beteiligten nur mit Zustimmung des Notars Einsicht in die Akte gewährt wird (a. A. Weingärtner Rdn. 337)
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Links
Wegen der Dauer der Aufbewahrung vgl. die Kommentierung zu § 5 Abs. 4.
Wegen externer Aktenverwahrung vgl. die Kommentierung zu § 5 Abs. 3.
Stand: 28.03.2007