Abs. 1
§ 28 Abs. 1 S. 1 will verhindern, dass der Beweiswert einer Urkunde durch äußere Mängel aufgehoben oder gemindert wird. Nach § 419 können Durchstreichungen, Radierungen, Einschaltungen oder sonstige äußere Mängel die Beweiskraft einer Urkunde ganz oder teilweise aufheben oder mindern.
Streichungen und sonstige Veränderungen müssen gem. Abs. 1 S. 1 so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Text noch lesbar bleibt. Verboten sind daher das Radieren, Wegschaben, Überkleben, die Verwendung von Tintenkillern oder tipp-ex und das Überschreiben des zu korrigierenden Textes, wenn dieser danach nicht mehr erkennbar ist.
Aus § 419 ZPO darf nicht der Schluss gezogen werden, nur „saubere“ Niederschriften hätten den vollen Beweiswert. § 419 ZPO spricht nicht dafür, über die Änderungen, die sich während der Beurkundung ergeben, eine neue Reinschrift zu erstellen und nach erneutem Verlesen zur Urschrift zu machen. Vorzugswürdig ist es in der Regel, die handschriftlichen Änderungen im Text der Urschrift zu belassen. Auf diese Weise wird der Verlauf der Verhandlung dokumentiert; anhand der Urschrift lässt sich später feststellen, welche Änderungen vorgenommen wurden. Um den Beweiswert der Urkunde zu erhalten, ist es ausreichend, aber auch erforderlich, Schluss- oder Randvermerke nach § 44 a Abs. 1 BeurkG anzubringen.
Erfolgt hingegen ein Neuausdruck mit den Änderungen, muss dieser Neuausdruck vorgelesen werden. Wegen der insoweit bestehenden Möglichkeiten wird auf das Rundschreiben der BNotK 19/1997 vom 03.07.1997 Bezug genommen.
Abs. 1 S. 1 regelt nicht, wie Formulartexte zu behandeln sind. Ein Randvermerk nach § 44a Abs. 1 BeurkG ist nur erforderlich, wenn schon der äußere Anschein des Textes den Verdacht von Manipulationen nahe legt. Enthält hingegen bereits das Formular verschiedene Varianten, können die unzutreffenden Varianten ohne Randvermerk gestrichen werden. Lücken für ergänzende Angaben können maschinen- oder handschriftlich ausgefüllt werden, ohne dass es eines Vermerks nach § 44a Abs. 1 BeurkG bedarf.
Wichtige Zahlen sind in Urkunden gemäß § 28 Abs. 1 S. 2 in Ziffern und in Buchstaben zu schreiben. Dies gilt indes nur für geeignete Fälle (so noch ausdrücklich § 30 Abs. 1 S. 2 a.F.). Wichtig sind nur wenige Zahlenangaben, insbesondere der Kaufpreis und die Schuldsumme bei Schuldanerkenntnissen und Grundschulden. Nicht erforderlich ist die Angabe von Raten, Fristen oder Zinssätzen in Worten. Ebenfalls nicht erforderlich, obgleich wichtig ist die Wiederholung von Flurstückbezeichnungen in Worten. Auch für das Datum der Urkundserrichtung reichen Zahlenangeben
Füllstriche sind nicht mehr vorgesehen, zum Teil aber nach wie vor sinnvoll, ebenso der Hinweis „durchgehend einseitig beschrieben“. Da Urkunden nach § 29 fälschungssicher herzustellen sind, sollten Füllstriche und der Hinweis „durchgehend einseitig beschrieben“ immer dann erfolgen, wenn eine erhöhte Manipulationsgefahr beseht.
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Abs. 2
Sind bei der Vergabe der Nummer der Urkundenrolle Fehler unterlaufen, ist wie folgt zu verfahren:
Nicht belegte Nummern bleiben offen.
Doppelt belegte Nummern werden mit einer Unternummer (Hinzufügen eines Buchstabens) gekennzeichnet.
Bei der Nummernvergabe zunächst übersehene Urkunden erhalten bei Registrierung die nächst freie Nummer.
Zur Eintragung dieser Korrekturen in die Urkundenrolle vgl. die Kommentierung zu § 9.