Abs. 1
Abs. 1 erstreckt die Bestimmungen der Dienstordnung auf Notariatsverwalter und Notarvertreter.
Die BNotO begründet keine Verpflichtung der Notare, ab einer bestimmten Zeit der Abwesenheit, die Bestellung eines Vertreters zu beantragen. Jeder Notar muss selbst entscheiden, ob ein Vertreter für die Wahrnehmung der Amtsgeschäfte erforderlich ist.
Das Formular der Präsidentin des Kammergerichts zur Beantragung einer Vertreterbestellung gem. § 39 BNotO kann hier aufgerufen werden.
Die Vertreterbestellung darf nach der ständigen Verwaltungspraxis des Kammergerichts nicht dazu führen, dass der Grundsatz der persönlichen Amtsausübung beeinträchtigt oder die Arbeitskraft des Notars verdoppelt wird. Voraussetzung für die Bestellung eines Notarvertreters ist, dass der Notar an der Ausübung seines Berufs im Ganzen, z. B. durch Urlaub, Krankheit oder sonstige triftige persönliche Gründe, durch angemessene Ausübung staatsbürgerlicher Pflichten usw. verhindert ist. Die Verhinderung hinsichtlich einzelner Angelegenheiten reicht für eine Vertreterbestellung dagegen nicht aus. Dabei rechnet auch die anwaltliche Tätigkeit zur Berufsausübung des Anwaltsnotars mit der Folge, dass dem Notar für den Fall seiner Verhinderung aufgrund anwaltlicher Tätigkeit grundsätzlich kein Vertreter bestellt werden kann. Ausnahmsweise kann dies jedoch erfolgen, wenn der Notar aufgrund seiner Anwaltstätigkeit ortsabwesend ist, und während der Abwesenheit bei der Abwicklung von Urkundsgeschäften Entscheidungen anstehen, die der Notar nicht im Vorhinein treffen kann.
Nach § 38 S. 1 BNotO i. V. m. Nr. 22 AVNot hat ein Notar, der sich länger als eine Woche von seinem Amtssitz entfernen will oder der aus tatsächlichen Gründen länger als eine Woche an der Ausübung seines Amtes gehindert ist, dies dem Präsidenten des Landgerichts unverzüglich mitzuteilen. Soll die Abwesenheit vom Amtssitz länger als einen Monat dauern, bedarf es nach § 38 S. 2 BNotO i. V. m. Nr. 23 AVNot der Genehmigung der Präsidentin des Kammergerichts.
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Abs. 2
Notariatsverwalter werden bei Bedarf bestellt, wenn ein Notar durch Erlöschen des Amtes ausscheidet (§ 56 Abs. 2 BNotO) oder wenn er gem. § 54 BNotO vorläufig des Amtes enthoben wird (§ 56 Abs. 4 BNotO). Wegen der Einzelheiten der Notariatsverwaltung wird auf das Merkblatt der Notarkammer Berlin verwiesen.
Notariatsverwalter führen ein Siegel mit der Umschrift „Notariatsverwalter in Berlin“. Siegelpresse, Farbdrucksiegel und Lacksiegel sind darüber hinaus mit einer fortlaufenden Kennung versehen. Die Siegel werden von der Notarkammer zur Verfügung gestellt. Die Ausgabe erfolgt durch den Präsidenten des Landgerichts.
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Abs. 4
Vermerke über Beginn und Beendigung von Notariatsverwaltungen oder Vertretungen sind nur noch zeitnah (nicht mehr unverzüglich gem. § 34 Abs. 3, 1. Hs. a. F.) anzubringen, müssen nicht mehr das Datum des Vermerks ausweisen und auch nicht mehr unterschrieben werden.
Die Vermerke sind aber auch dann vorzunehmen, wenn keine Beurkundungen vorgenommen wurden.
Die Amtsbefugnisse des Notariatsverwalters beginnen mit der Aushändigung der Bestallungsurkunde, die des Vertreters hingegen schon dann, wenn die bei der Präsidentin des Kammergerichts schriftlich niedergelegte Entscheidung dem Vertreter in irgendeiner Form bekannt gegeben wird.
Es ist darauf zu achten, dass nach § 44 Abs. 1 S. 1 BNotO die Amtsbefugnis des Vertreters endet, wenn er das Amt an den Notar übergibt. Nimmt der Notar eine Beurkundung vor, kann darin die Übernahme der Amtsgeschäfte gesehen werden.
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Abs. 5
Die Voraussetzungen für die Bestellung eines ständigen Vertreters werden von Nr. 25 AVNot konkretisiert:
(1) Die Bestellung eines ständigen Vertreters ist als Ausnahme anzusehen. Sie kommt nur in Betracht, wenn damit zu rechnen ist, dass der Notar durch seine Stellung im öffentlichen Leben, durch die Wahrnehmung von öffentlichen Ehrenämtern oder aus ähnlichen Gründen häufig im Ganzen und nicht nur kurzfristig verhindert sein wird. Eine wiederholte Verhinderung kann insbesondere bei den Notaren angenommen werden, die dem Bundestag oder dem Abgeordnetenhaus angehören oder die an hervorragender Stelle im politischen Leben oder in der Standesorganisation tätig sind. Die Bestellung darf nicht dazu führen, dass der Grundsatz der persönlichen Amtsausübung beeinträchtigt oder die Arbeitskraft des Notars verdoppelt wird.
(2) Vor der Entscheidung ist die Notarkammer Berlin zu hören.
Danach ist insbesondere die häufige Verhinderung aufgrund der Wahrnehmung von Anwaltsmandaten kein ausreichender Grund für die Bestellung eines Notarvertreters.