Die förmliche Verpflichtung der bei dem Notar beschäftigten Personen regelt nunmehr § 26 BNotO i. V. m. § 1 Verpflichtungsgesetz v. 02.03.1974 (BGBl. I, 469, 547; geändert durch § 1 Nr. 4 des Gesetzes v. 15.08.1977 (BGBl. I, 1942).
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Abs. 1
Nach § 4 Abs. 1 DONot ist die Niederschrift über die Verpflichtung bei den Generalakten aufzubewahren. Es handelt sich um eine „echte“ Beurkundung, die Niederschrift ist also zu heften und zu siegeln. Ein Verlesen der Niederschrift ist nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll. Ein Formular für die Verpflichtungserklärung kann hier als Word-Datei heruntergeladen werden.
Zu verpflichten sind nach § 26 BNotO die bei dem Notar beschäftigten Personen, nicht aber die zur Ausbildung zugewiesenen Referendare. Über den Wortlaut hinausgehend bedarf es einer Verpflichtungserklärung auch für solche Referendare nicht, die, ohne Stationsreferendare zu sein, vorübergehend im Notariat tätig sind (Arndt/Lerch/Sandkühler § 26 BNotO Rdn. 10; Renner DONot § 4 Rdn 5).
Beschäftigte Personen sind grundsätzlich alle für den Notar tätigen und in die Büroorganisation eingegliederten Personen. Auf die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses kommt es nicht an. Daher sind z. B. Studenten, die nur während der Ferien im Notariat tätig sind, oder Aushilfskräfte, die über die Vermittlung von Zeitarbeitsunternehmen eingesetzt werden, förmlich zu verpflichten. Auch die Art des Beschäftigungsverhältnisses ist unerheblich. Zu verpflichten sind daher insbesondere auch Reinigungskräfte. Zu verpflichten sind auch Mitarbeiter, die nur im Anwaltsbereich der Kanzlei tätig sind, wenn sie jedenfalls rein tatsächlich die Möglichkeit des Zugangs zum Notariat haben.
Ob angestellte Rechtsanwälte zu verpflichten sind, ist umstritten (ja: Renner § 4 Rdn. 5; nein: Blaeschke Rdn. 210).
Besteht ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis zu mehreren Notaren, genügt es zwar nach § 26 S. 3 BNotO, wenn einer von Ihnen die Verpflichtung vornimmt. Die übrigen Notare sollten aber zweckmäßigerweise eine Abschrift oder zumindest einen Vermerk zu ihren Generalakten nehmen.
Scheidet derjenige Notar, der die Verpflichtung vorgenommen hat, aus der Sozietät aus, sollte die Verpflichtung von einem in der Sozietät verbliebenen Notar wiederholt werden. Auch der Notariatsverwalter, der Angestellte des früheren oder vorläufig amtsenthobenen Notars beschäftigt, sollte die Verpflichtung erneut vornehmen (Schippel, BNotO, 7. Auflage, § 26 Rdn. 6).
Bei Mitarbeitern von EDV-Unternehmen, die der Notar mit der Wartung der EDV betraut hat, rät die BNotK zu einer privatrechtlich vereinbarten, strafbewehrten Verschwiegenheitsverpflichtung der Mitarbeiter des EDV-Unternehmens (vgl. wegen der Einzelheiten Rundschreiben der BNotK Nr. 41/96 Zu III).
Nach Auffassung der Notarkammer Berlin kann der Notar aber auch Personen förmlich verpflichten, die für ihn tätig werden, ohne in einem arbeitsrechtlichen Beschäftigungsverhältnis zu ihm zu stehen. § 26 BNotO regelt lediglich, in welchen Fällen die förmliche Verpflichtung erfolgen muss. § 1 Verpflichtungsgesetz erstreckt dagegen die Möglichkeit einer förmlichen Verpflichtung auf alle Personen, die für den Notar tätig werden.
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Abs. 2
Die Verpflichtung hat nach § 4 Abs. 2 auch zu erfolgen, wenn zwischen denselben Personen bereits früher ein Beschäftigungsverhältnis bestanden hat oder Beschäftigte eines anderen Notars übernommen werden.