Abs. 1
Abs. 1 listet alle vom Notar zu führenden Unterlagen auf und zwar in der Reihenfolge der Regelungen in der DONot. Neu eingeführt wurde die Dokumentation zur Einhaltung der Mitwirkungsverbote gem. § 15.
Sind in bestimmte Bücher oder Verzeichnisse noch keine Eintragungen vorzunehmen, müssen diese Bücher/Verzeichnisse noch nicht geführt werden (Renner § 5 Rdn. 5 a. A. Weingärtner Rdn. 131).
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Abs. 2
Die Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte sind in § 25 näher geregelt.
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Abs. 3
Abs. 3 bestimmt, dass die in § 5 Abs. 1 und 2 genannten Bücher, Verzeichnisse, Akten und Übersichten in der Geschäftsstelle zu führen sind und begründet damit ein Verbot externer Bücherführung. Eine zentrale Bücherführung für alle Notare einer überörtlichen Sozietät ist mithin unzulässig.
Einer externen Archivierung steht § 5 Abs. 3 nach Ansicht der Notarkammer nicht entgegen. Die Archivierung stellt kein „Führen“ von Unterlagen dar (ebenso Renner § 5 Rdn. 11; Mihm/Bettendorf DNotZ 2001, 27; Eylmann/Vaasen-v. Campe § 5 Rdn. 8; a. A. Weingärtner § 5 Rdn. 104; Lerch ZNotP 2001, 211). Nach § 5 Abs.3 S. 2 werden zur „Führung der Unterlagen“ Personen herangezogen, die bei dem Notar beschäftigt sind. Die Vorschrift soll also sicherstellen, dass die Notare das Führen der Bücher, Verzeichnisse und Akten durch ihre Angestellten überwachen können, so dass Datenschutz und Verschwiegenheit gewahrt werden. Bei der Lagerung abgeschlossener Unterlagen hingegen kommt es allein auf eine sichere Verwahrung an. Dazu ist festzustellen, dass die externe Archivierung gegenüber der Lagerung in der Geschäftsstelle sogar ein „mehr“ an Sicherheit gewähren kann.
Zur Führung der Unterlagen dürfen nach § 5 Abs. 3 S. 2 nur bei dem Notar beschäftigte Personen herangezogen werden.
Nach Auffassung der Notarkammer wäre es verfehlt, insoweit auf die „ständige Eingliederung in die Büroorganisation“ abzustellen. Der Sache nach geht es allein darum, dass der Notar die Führung der Unterlagen überwachen kann. Der unmittelbaren Einflussmöglichkeit auf die Führung der Bücher und Verzeichnisse begibt sich der Notar nicht dadurch, dass er - z. B. um krankheitsbedingte Ausfälle aufzufangen - qualifizierte Zeitarbeitskräfte einsetzt oder auf die Dienste der Mitarbeiter eines Reno-Services zurückgreift. Auch die Verpflichtung gem. § 26 BNotO dürfte in diesen Fällen möglich sein, selbst wenn das Arbeitsverhältnis zu dem Zeitarbeitsunternehmen oder dem Reno-Service besteht. Nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 Verpflichtungsgesetz soll „auf die gewissenhafte Erfüllung seiner Obliegenheiten ... verpflichtet werden, wer, ohne Amtsträger ... zu sein, bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, die Aufgaben in der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt, beschäftigt oder für sie tätig ist“.
Nach Auffassung der Notarkammer ist im Übrigen das Tatbestandsmerkmal „bei der Notarin oder dem Notar beschäftigt“ zu unbestimmt, um eine verfassungsgemäße Beschränkung der Berufsausübungsfreiheit zu begründen.
Unzulässig ist hingegen die Einrichtung von externen Arbeitsplätzen (Renner § 5 Rdn. 13).
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Abs. 4
Die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen ist nunmehr im einzelnen in § 5 Abs. 4 geregelt.
Die bislang dauernd aufzubewahrenden Unterlagen (Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis und Urkundensammlung) sind nunmehr 100 Jahre aufzubewahren. Für das Anwaltsnotariat ist die Bestimmung ohne Bedeutung. Leider wurde versäumt, § 29 Abs. 2 anzupassen: 100 Jahre übersteht durchaus auch holzhaltiges Umweltpapier. Das Wort „dauerhaft“ in § 29 Abs. 1 ist hingegen auch ohne Änderung nunmehr so zu verstehen, dass Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften „nur noch“ 100 Jahre halten müssen.
Neu eingeführt wurde die dauernde Aufbewahrung von Verfügungen von Todes wegen, wenn das Original in amtliche Verwahrung gegeben wurde und auf Wunsch des Erblassers eine beglaubigte Abschrift beim Notar verbleiben sollte. Diese beglaubigte Abschrift war nach § 16 Abs. 1 S. 3 – 5 zur Nebenakte zu nehmen. Demgegenüber bestimmt nunmehr § 20, dass diese beglaubigten Abschriften in einem verschlossenen Umschlag oder bei entsprechendem Einverständnis auch offen zur Urkundensammlung zu nehmen sind, die ihrerseits dauernd aufzubewahren ist.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Nebenakten wären damit grundsätzlich 7 Jahre nach Ende des Jahres der letzten Bearbeitung zu vernichten. Nach § 5 Abs. 4 dritter Spiegelstrich kann der Notar spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr.
Die beispielhaft genannten Gründe für eine „Verlängerung“ sind tatsächlich nur Beispiele. Auch wenn er keinen Regress fürchtet, aber eine Folgebeurkundung erhofft, darf der Notar seine Nebenakte, die er für eine GmbH-Gründung angelegt hat, länger als sieben Jahre aufbewahren. Sinnvoll ist auch die längere Aufbewahrung der Nebenakte, wenn ein lange währendes Dauerschuldverhältnis beurkundet wurde. Zur schriftlichen Bestimmung der längeren Aufbewahrung „spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung“ schreibt das Niedersächsische Justizministerium (Entwurf Stand Oktober 2000, Anlage 3 S. 2): „Unterbleibt im Einzelfall die schriftliche Festlegung oder wird nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer festgestellt, dass die Nebenakte noch benötigt wird, muss die Akte selbstverständlich nicht vernichtet werden, § 5 Abs. 4 Satz 4 E.“
In jedem Fall sollten die Nebenakten vernichtungsfähig weggelegt, d. h. bereits vor dem Weglegen auf aufzubewahrende Unterlagen durchgesehen werden.