Vorbemerkung
Die Urkundenrolle soll dem Notar helfen, Urkunden schnell aufzufinden. Von der Dienstaufsicht kann die Urkundenrolle auch zur Kontrolle der Beachtung der Mitwirkungsverbote herangezogen werden. Ungeachtet des Grundsatzes der papiergebundenen Bücherführung erstreckt sich die Notarprüfung auch auf die ordnungsgemäße automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, mithin u. a. auf die elektronisch geführte Urkundenrolle.
--------------------------------
Abs. 1
§ 8 Abs. 1 Nr. 1 - 7 listet in Form eines Positivkatalogs die eintragungspflichtigen Vorgänge auf.
Neu eingeführt sind Nr. 4 a. und 5 a. Hier drohen Missverständnisse. Unter "elektronischen Vermerke gemäß § 39 a BeurkG, welche die Beglaubigung einer elektronischen Signatur enthalten", sind nicht die elektronischen Abschriften von Papierurkunden zu verstehen, die den Hauptanwendungsfall des elektronischen Rechtsverkehrs im Notariat bilden. Auch beim umgekehrten Medientransfer gem. § 42 Abs. 4 BeurkG (elektronisches Dokument mit qualifizierter Signatur zu Papierdokument) handelt es sich der Sache nach lediglich um eine Abschriftsbeglaubigung, die nicht in der Urkundenrolle zu vermerken ist.
Die von Nr. 4 a. und 5 a geregelten Fälle liegen außerhalb des Medientransfers, ohne dass ihnen in der Praxis derzeit eine nennenswerte Bedeutung zukommt. Signaturbeglaubigungen weisen zwar eine strukturelle Ähnlichkeit zur Unterschriftsbeglaubigung auf. Sie haben aber nach § 129 BGB keine entsprechende materiell-rechtliche Wirkungen. Nr. 5 a listet lediglich Vermerke auf, die, wenn sie in Papierform errichtet werden, nach Abs. 5 einzutragen wären. Da die dortige Einschränkung - keine Eintragung bei Anbringung des Vermerks auf der Urschrift - kein elektronische Pendant hat, hat die DONot ohne Änderung in der Sache klarstellend Nr. 5 a aufgenommen.
Nicht eintragungspflichtig sind
Notarbestätigungen, insbesondere Rangbescheinigungen, da sie neben einem Tatsachenteil vor allem gutachterliche Äußerung des Notars enthalten
Beglaubigungen von Abschriften
elektronische Beglaubigungen von Abschriften, wie sie im elektronischen Handelsregisterverkehr verwandt werden
Wechsel- und Scheckproteste (Protestabschriften sind nach § 21 in zeitlicher Reihenfolge in Sammelbänden zu verwahren und mit fortlaufenden Nummern zu versehen)
Identitätsbescheinigungen
Satzungsbescheinigungen nach § 54 Abs. 1 S. 2, 2. Hs. GmbHG
notarielle Eigenurkunden
--------------------------------
Abs. 2
Im Muster ist durchweg auch der Vorname der Beteiligten eingetragen.
Unter lfd. Nr. 2 des Musters ist ein Gemeinschaftsverhältnis („in Erbengemeinschaft“) und ein Vertretungsverhältnis („letztere vertreten durch Peter E., in A.“) angegeben.
Spalte 5 zu lfd. Nr. 2 verweist auf die spätere Genehmigung des unter Nr. 2 eingetragenen Erbvertrages („vgl. Nr. 6“).
All diese Eintragungen sind nicht vorgeschrieben. Die in den amtlichen Mustern vorgenommenen Eintragungen stellen lediglich Beispiele zur Veranschaulichung dar und begründen keine Eintragungsverpflichtungen, die sich nicht bereits aus dem Text der Urkunde ergeben (vgl. Kommentierung zu § 6 Abs. 3).
--------------------------------
Abs. 3
Die Eintragungen sind zeitnah, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung in ununterbrochener Reihenfolge vorzunehmen und für jedes Kalenderjahr mit fortlaufenden Nummern zu versehen (§ 8 Abs. 3). Beim Einsatz von EDV-Programmen ist die Seite der Urkundenrolle, die die fragliche Eintragung enthält, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung auszudrucken, § 17 Abs. 1 S. 1.
Im Laufe eines Tages können die Eintragungen in beliebiger Reihenfolge erfolgen (Kersten ZNotP 2001, 388, 389); die Einhaltung der zeitlichen Reihenfolge ist aber sinnvoll.
Sind bei der Nummernvergabe Fehler unterlaufen, ist wie folgt zu verfahren:
· Nicht belegte Nummern bleiben offen.
· Doppelt belegte Nummern werden mit einer Unternummer (Hinzufügen eines Buchstabens) gekennzeichnet.
· Bei der Nummernvergabe zunächst übersehene Urkunden erhalten bei Registrierung die nächst freie Nummer. In Spalte 2 ist das tatsächliche Beurkundungsdatum einzutragen.
In all diesen Fällen empfiehlt sich ein - nach der DONot nicht vorgeschriebener - Richtigstellungsvermerk, der dem Notar die Kontrolle erleichtert.
Bei den gemäß § 24 jährlich zu erstellenden Geschäftsübersichten ist an die fehlenden oder doppelt vergebenen Nummern zu denken.
--------------------------------
Abs. 4
Hier ist bestimmt, wer in Spalte 3 der Urkundenrolle einzutragen ist:
Bei Niederschriften sind die Erschienenen einzutragen, deren Erklärungen beurkundet worden sind, bei Beglaubigungen diejenigen, die die Unterschrift, das Handzeichen oder die Zeichnung vollzogen oder anerkannt haben.
In Vertretungsfällen sind nach § 8 Abs. 4 S. 4 sowohl der Vertreter als auch der Vertretene aufzuführen. Das gilt nicht nur bei Niederschriften, sondern auch bei Beglaubigungen. Bei einer Vereinsregisteranmeldung ist z. B. neben den unterschreibenden Vorstandsmitgliedern der Verein anzugeben, bei der Handelsregisteranmeldung einer GmbH neben dem unterzeichnenden Geschäftsführer die GmbH.
Die Angabe des Vertretungsverhältnisses (A vertreten durch B) ist zulässig, vgl. Muster 2 lfd. Nr. 2, aber nicht vorgeschrieben (vgl. die Kommentierung zu Abs. 3).
Bei mehrstufigen organschaftlichen Vertretungsverhältnissen sind die Organe und die vertretene Gesellschaft aufzuführen. Ist eine GmbH & Co. KG beteiligt, werden die KG, die Komplementär-GmbH und deren Geschäftsführer eingetragen.
Bei mehrstufigen Vollmachten sind die zwischengeschalteten Vertreter dann nicht einzutragen, wenn der Untervertreter als unmittelbarer Vertreter des Geschäftsherrn anzusehen ist; das entspricht dem Regelfall. Eine Eintragung des Hauptbevollmächtigten ist dagegen geboten, wenn der Unterbevollmächtigte ausdrücklich für den Hauptbevollmächtigten und dieser für den Geschäftsherrn handelt.
Bei Beurkundung gesellschaftsrechtlicher Angelegenheiten ist stets auch die Gesellschaft aufzuführen, vorausgesetzt die Gesellschaft ist an der Beurkundung oder Beglaubigung beteiligt. Bei der Abtretung von Geschäftsanteilen an einer GmbH, an der die GmbH nicht mitwirkt, ist daher keine Eintragung der GmbH erforderlich.
Bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts sollten nach wie vor alle Gesellschafter eingetragen werden.
Für alle übrigen Beurkundungen gemäß §§ 36, 39, 43 BeurkG führt § 8 Abs. 4, 5. Spiegelstrich einen Auffangtatbestand ein. Hier sollen diejenigen eingetragen werden, die die Beurkundung veranlasst haben. Dies gilt z. B. für Versammlungsniederschriften von Vereinen und Gesellschaften (Veranlasser sind der Verein bzw. die Gesellschaft, nicht alle erschienenen Mitglieder/Gesellschafter), freiwillige Versteigerungen und für die Beurkundung von Wissenserklärungen. Besonders trennscharf erscheint der Begriff der Veranlassung nicht.
Anzugeben sind der Familienname, bei Abweichungen vom Familiennamen auch der Geburtsname, der Wohnort (genaue Adresse nicht erforderlich) oder der Sitz. Bei häufig vorkommenden Familiennamen sind weitere der Unterscheidung dienende Angaben wie z.B. der Vorname, Geburtsdatum oder Straßenangabe aufzunehmen. Die Angabe von Beruf und Straße sind entbehrlich
Wäre die Eintragung von mehr als 10 Personen erforderlich (z. B. Fondsgesellschaften), genügt nach § 8 Abs. 4 S. 3 eine zusammenfassende Bezeichnung.
--------------------------------
Abs. 5
Der Geschäftsgegenstand ist gemäß § 8 Abs. 5 so genau zu bezeichnen, dass er deutlich unterscheidbar beschrieben wird.
Statt „Angebot“ sollte die Eintragung z. B. „Angebot eines Grundstückskaufvertrags“ lauten, statt „Genehmigung“ z. B. „Genehmigung eines Übertragungsvertrages“.
Die getrennte Angabe von schuldrechtlichem und dinglichem Teil (Grundstückskaufvertrag und Auflassung) ist nicht mehr vorgeschrieben, aber zulässig.
Bei Revisionen wird leider z. T. festgestellt, dass sklavisch vorgegebene Kategorien der Notariatssoftware übernommen werden. Die Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, welche dieser Kategorien zu ungenau und daher jeweils durch eine genauere Beschreibung zu ersetzen sind. Lässt das EDV-Programm dies nicht zu, ist der Hersteller gefragt.
Bei Beglaubigungen ist stets anzugeben, ob der Notar den Entwurf der Urkunde gefertigt hat oder nicht (!), § 8 Abs. 5 S. 2.
Hat der Notar den Entwurf nicht gefertigt, lautet die Eintragung mithin
"Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf“ oder „UB o. E.“.
Bei Beglaubigungen mit Entwurf ist der Gegenstand der entworfenen Urkunde anzugeben (Eintragung z. B. „Löschungsbewilligung UB m. E.“) bei Beglaubigungen ohne Entwurf hingegen nicht.
--------------------------------
Abs. 6
Regelmäßiger Prüfungsgegenstand in Revisionen sind die Vermerke in Spalte 5 (wechselseitiger Verweis auf die jeweils andere Urkunde bei Änderung, Ergänzung oder Aufhebung; Vermerk zur Aufbewahrung bei einer anderen Urkunde). Ggf. ist bei EDV-gestützter Bücherführung der Vermerk bei der älteren Urkunde handschriftlich vorzunehmen. Ein konkreter Eintrag wie „geändert durch UR-Nr. 34/2001“ ist der Formulierung des amtlichen Musters „vgl. UR-Nr. 34/2001“ vorzuziehen.
Wird eine Urkunde bei einer anderen verwahrt (§ 18 Abs. 2), so ist in Spalte 5 bei der späteren Urkunde auf die frühere zu verweisen („verwahrt bei Nr. ...). Bei getrennter Verwahrung ist gem. § 18 Abs. 2, 3. Spiegelstrich auf der berichtigten, geänderten, ergänzten oder aufgehobenen Haupturkunde selbst durch einen Vermerk auf die spätere Urkunde hinzuweisen; der Vermerk ist in die späteren Ausfertigungen zu übernehmen.