Fachinformationen

Merkblatt für Notariatsverwalter


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Literaturhinweise

Weingärtner/Schöttler, Dienstordnung für Notare, 9. Auflage

Arndt/Lerch/Sandkühler, Bundesnotarordnung, 5. Auflage (Kommentierung zu §§ 56 ff)

Schippel/Bracker, Bundesnotarordnung, 8. Auflage (Kommentierung zu §§ 56 ff)

Eylmann/Vaasen, Bundesnotarordnung, Beurkundungsgesetz, 2. Auflage, 2004 (Kommentierung zu §§ 56 ff. BNotO sowie Kommentierung der Dienstordnung für Notarinnen und Notare, insbesondere § 33 DONot )

Huhn/von Schuckmann, Beurkundungsgesetz und DONot, 4. Auflage (Kommentierung zu § 56 ff. BNotO sowie Kommentierung der Dienstordnung für Notarinnen und Notare, insbesondere § 33 DONot )

1)     Allgemeines

Ist ein Anwaltsnotar durch Erlöschen des Amtes ausgeschieden, so kann an seiner Stelle zur Abwicklung der Notariatsgeschäfte bis zur Dauer eines Jahres ein Notariatsverwalter bestellt werden, wenn hierfür ein Bedürfnis besteht (§ 56 Abs. 2 S. 1 BNotO). In begründeten Ausnahmefällen kann diese Frist über ein Jahr hinaus verlängert werden (§ 56 Abs. 2, S. 2 BNotO).

Ob ein Bedürfnis für die Bestellung eines Notariatsverwalters besteht oder ob es ausreichend ist, wenn der Präsident des Landgerichts einem Notar die Aktenverwahrung überträgt (§ 51 Abs. 1 S. 2 BNotO i. V. m. Abschnitt VII Nr. 33 AVNot[1]), sollte vorab mit der Notarkammer geklärt werden.

Ein Notariatsverwalter ist zu bestellen, wenn ein Notar sein Amt nach § 48 c BNotO vorläufig niederlegt (§ 56 Abs. 3 BNotO).

Ein Notariatsverwalter kann bestellt werden, wenn ein Notar vorläufig seines Amtes enthoben ist und die Bestellung eines Vertreters nicht zweckmäßig erscheint (§ 56 Abs. 4 i. V. m. § 54 BNotO). Dies kommt insbesondere bei einer Amtsenthebung gem. § 50 Abs. 1 Nr. 8 BNotO in Betracht.

Ein Anspruch auf Bestellung des von dem ausgeschiedenen Notar oder seinen Erben vorgeschlagenen Verwalters besteht nicht.

2)     Aufgaben

Der Notariatsverwalter führt die von dem Notar begonnenen Amtsgeschäfte fort (§ 58 Abs. 2 S. 1 BNotO).

Neue Notariatsgeschäfte[2] darf der Notariatsverwalter des endgültig aus dem Amt ausgeschiedenen Notars gem. § 56 Abs. 2 Satz 3 BNotO nur innerhalb der ersten 3 Monate (gerechnet von der Aushändigung der Bestallungsurkunde) vornehmen.

Die Notariatsverwaltung bei vorläufiger Amtsniederlegung oder vorläufiger Amtsenthebung dient hingegen nicht der Abwicklung der Notariatsgeschäfte, sondern der Aufrechterhaltung der Notarstelle. Der Notariatsverwalter ist daher in diesen Fällen während seiner gesamten Amtszeit zur Vornahme neuer Notariatsgeschäfte berechtigt.

3)     Bestellung

Der Notariatsverwalter wird durch Aushändigung einer Bestallungsurkunde bestellt (§ 57 Abs. 2 S.1 BNotO). Erst zu diesem Zeitpunkt werden seine Amtsbefugnisse begründet.

Zuständig für die Bestellung des Notariatsverwalters und den Widerruf der Bestellung ist nach § 57 Abs. 2 BNotO i. V. m. Abschnitt XIII, Nr. 34 Abs. 1 AVNot die Präsidentin des Kammergerichts (Elßholzstr. 30-33, 10781 Berlin-Schöneberg;  www.kammergericht.de/Notarabteilung/Die_Notarabteilung.htm , Telefon: 90 15 – 0; Durchwahlen der Sachbearbeiter: 90 15 - 25 42 (Frau Schrank) Telefax: 90 15 22-00). Die Präsidentin des Kammergerichts entscheidet jeweils nach Anhörung der Notarkammer Berlin (§ 57 Abs. 2 S. 1 BNotO i. V. m. XIII. Nr. 34. Abs. 2 AVNot).

Der Notariatsverwalter hat nach § 57 Abs. 2 S. 2 BNotO vor der Übernahme seines Amtes vor dem Präsidenten des Landgerichts den Amtseid gemäß § 13 BNotO zu leisten. Die erneute Leistung des Amtseids ist nicht erforderlich, wenn der Verwalter schon in seiner Eigenschaft als Notar oder als Notarvertreter nach § 13 BNotO vereidigt worden ist.

Zuständig für die Abnahme des Notareides nach § 13 Abs. 1 BNotO ist der Präsident des Landgerichts Berlin (Littenstraße 12-17, 10179 Berlin-Mitte, Telefon: 90 23 – 2231 od. 2232; Durchwahlen der Registratur:  Frau Kujath 9023 - 2218; Frau Brinkschulte 9023 - 2216).

4)     Übernahme der Amtsgeschäfte

Der Notariatsverwalter übernimmt nach § 58 Abs. 1 S. 1 BNotO die Akten und Bücher des Notars sowie die dem Notar amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände[3].

Auch die Nebenakten (Blattsammlungen zu Urkundsgeschäften und zu Verwahrungsgeschäften gem. § 22 DONot) sind zu übernehmen.

Sind bei der Bestellung des Notariatsverwalters die Akten und Bücher bereits von dem Amtsgericht Schöneberg (Grunewaldstr. 66-67, 10823 Berlin-Schöneberg, Telefon: 90 159 - 805) nach § 51 Abs. 1 S. 1 BNotO in Verwahrung genommen, sind sie bei Bedarf dem Notariatsverwalter zurückzugeben.

Nebenakten über die abgeschlossenen Geschäfte, die nach der DONot noch nicht vernichtet werden dürfen (Mindestverwahrungszeit nach § 5 Abs.4 3. Spiegelstrich DONot 7 Jahre), können gem. § 51 BNotO dem Amtsgericht Schöneberg (Grunewaldstr. 66-67, 10823 Berlin-Schöneberg, Telefon: 90 159 - 805) in Verwahrung gegeben werden.

Die Bestellung ermächtigt den Notariatverwalter, sich in den Besitz dieser Unterlagen zu setzen. Bereits vor seiner Bestellung sollte der Notariatsverwalter mit dem Notar die Übergabe dieser Unterlagen besprechen. Dem Notar oder seinen Erben steht kein Verfügungsrecht an den Amtsbeständen zu. Im Falle der Verweigerung der Herausgabe ist der frühere Notar oder sind dessen Erben vor dem ordentlichen Gericht auf Herausgabe zu verklagen (nach Möglichkeit ist im Wege des einstweiligen Rechtsschutzes vorzugehen). Um Abstimmung mit der Notarkammer wird gebeten. Die Auffassung, der Anspruch auf Verschaffung der Sachherrschaft richte sich gegen die Justizverwaltung[4], wird von der Berliner Dienstaufsicht nicht geteilt.

Zu den „Wertgegenständen“, die der Notariatsverwalter übernimmt, rechnen insbesondere auch die auf den Notaranderkonten befindlichen Gelder. Die Verfügungsbefugnis geht nach Nr. 11 der Geschäftsbedingungen für Notaranderkonten auf den Notariatverwalter über (gem. Nr. 11 Abs. 3 bei vorläufiger Amtsenthebung, gem. Nr. 11 Abs. 4 in den übrigen Fällen). Der seines Amtes enthobene Notar ist nicht mehr verfügungsbefugt. Bei vorläufiger Amtsenthebung unterliegt der Notar nach § 55 Abs. 2 S. 3 BNotO einem absolut wirkenden Verfügungsverbot.

Der Notariatsverwalter sollte sich in jedem Fall sofort die Anderkontenliste aushändigen lassen und alle kontoführenden Kreditinstitute von seiner Bestallung unterrichten.

Bei Übernahme der Amtsbestände hat der Notariatsverwalter die Bestände an Geld (bar und Kontenbestände) sowie die sonstigen Hinterlegungen festzustellen und mit den Eintragungen in Masse- und Verwahrbuch zu vergleichen. Fehlende Eintragungen in den Büchern sind nachzuholen.

5)     Siegel, Amtsschild, Unterschrift

Der Notariatsverwalter führt nicht das Siegel des ausgeschiedenen Notars, sondern ein eigenes Siegel, das ihn als Notariatsverwalter ausweist. Die Siegel werden vom Präsidenten des Landgerichts auf Antrag ausgehändigt und sind nach Abschluß der Verwaltung dort zurückzugeben.

Führt der Notariatverwalter die Amtsgeschäfte in seiner eigenen Geschäftsstelle fort, kennzeichnet er diese Geschäftsstelle mit dem Amtsschild des Notars, dessen Geschäfte er abwickelt.

Der Notariatsverwalter unterzeichnet seine Schriftstücke mit
"(Name) als Notariatsverwalter/Notariatsverwalterin des Notars/der Notarin (Name)“

6)     Bücher

Der Verwalter führt die Bücher (Urkundenrolle, Verwahrungs- und Massenbuch) des Notars fort. In der Urkundenrolle sind Beginn und Beendigung der Verwaltung zu vermerken (§ 33 Abs. 4 DONot). Der Zeitpunkt des Beginns und der Beendigung sind anzugeben. Der Vermerk muss nicht mehr unterschrieben werden.

Die Nummernfolge der Urkundenrolle sollte fortgeführt werden[5], da die doppelte Vergabe von Urkundennummern ansonsten zu Verwirrung im Rechtsverkehr führen kann.

Gleiches gilt für die Numerierung der Eintragung im Massen- und im Verwahrungsbuch.

7)     Fortführung der Amtsstelle und der Anstellungsverträge

Auf die Überlassung der Geschäftsstelle und ihrer Einrichtung wie Büromaschinen, Möbel, Vorräte, Bibliothek, Amtsblätter usw. hat der Verwalter keinen gesetzlichen Anspruch. Der Verwalter sollte daher mit dem ausgeschiedenen Notar bzw. dessen Erben insbesondere folgende Fragen vertraglich klären:

-       Vergütung für die Überlassung von Büroräumen, Büromaterial usw.

-       Übernahme von Angestellten des ausgeschiedenen Notars

-       Beitreibung der dem ausgeschiedenen Notar noch zustehenden Kostenforderungen durch den Verwalter, ggf. Vergütung und Auslagenerstattung,

Sollte eine Fortführung des Büros des ausgeschiedenen Notars nicht möglich oder tunlich sein, so hat der Verwalter die Amtsbestände in sein Büro zu bringen.

§ 613 a BGB ist nach richtiger Ansicht auf das Verhältnis Notar/Notariatsverwalter nicht anwendbar[6]. Das gilt um so mehr, wenn der frühere Notar weiter als Rechtsanwalt tätig ist.

8)     Vergütung

Die Notarkammer Berlin bestimmt nach § 59 Abs. 3 BNotO regelmäßig, daß der Notariatsverwalter sein Amt auf eigene Rechnung führt. Die Notarkammer verzichtet dafür auf Abrechnung und Rechnungslegung über die Einnahmen und Ausgaben und überläßt dem Verwalter die Einnahmen aus seiner Verwaltertätigkeit. Klarstellend trifft die Notarkammer mit dem Notariatsverwalter eine entsprechende Vereinbarung. Danach verzichtet der Verwalter auf eine Vergütung durch die Notarkammer und einen Ersatz der mit der Verwaltung in Zusammenhang stehenden Kosten . Er erstattet der Notarkammer aber in jedem Falle die zu zahlende Versicherungsprämie für die von der Notarkammer nach § 61 Abs. 2 BNotO abgeschlossene Haftpflichtversicherung.

9)     Haftung

Der Notariatsverwalter haftet für Amtspflichtverletzungen nach § 57 Abs. 1 BNotO in gleicher Weise wie ein Notar. Gem. § 61 Abs. 1 BNotO haftet daneben die Notarkammer summenmäßig begrenzt. Im Verhältnis zwischen Notariatsverwalter und Notarkammer ist der Notariatsverwalter allein verpflichtet.

Eine Haftung des Staates für Amtspflichtverletzung des Notariatsverwalters besteht nicht.

Zur Abwehr von Gefahren unterhält die Notarkammer eine Haftpflichtversicherung für das Notariatsverwalterrisiko. Diese umfaßt die Haftung nach § 19 a BNotO. Versicherungsnehmer ist allein die Notarkammer. Soweit Schadenersatzansprüche bei dem Notariatsverwalter durch Dritte angemeldet werden, hat er umgehend die Notarkammer über die Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen zu unterrichten.

Darüber hinaus ist der Notariatsverwalter verpflichtet, der Notarkammer schon dann Meldung von einem drohenden Schadensfall zu machen, wenn sich dieser abzeichnet, auch wenn Schadenersatzansprüche der Geschädigten noch nicht angemeldet wurden. Aus dem Versicherungsvertrag erwächst der Notarkammer die Obliegenheitspflicht, der Versicherung drohende Haftpflichtschäden sofort mitzuteilen. Bei Verletzung dieser Obliegenheitspflicht kann die Versicherung den Deckungsschutz verweigern. Die Kenntnis des Notariatsverwalters vom Drohen eines Schadenfalles steht der Kenntnis der Notarkammer gleich, so daß eine umgehende Mitteilung an die Kammer zur Erhaltung des Versicherungsschutzes unbedingt notwendig ist. Bei fehlendem Versicherungsschutz und Inanspruchnahme der Kammer durch den Geschädigten wird in jedem Fall Regreß bei dem Notariatsverwalter genommen werden.

Der Deckungsschutz beläuft sich z. Zt. auf 5.100.000,00 EUR (in Worten: fünf Millionen einhunderttausend) bei doppelter Jahreshöchstleistung. Die hierfür anfallende Versicherungsprämie ist vom Notariatsverwalter zu tragen.

10)  Kostengläubigerschaft

Kostenforderungen stehen dem Notariatsverwalter gem. § 58 Abs. 2 BNotO zu, soweit sie nach der Übernahme der Geschäfte durch ihn fällig werden[7]. Im Verhältnis zum Kostenschuldner muß er sich allerdings bereits gezahlte Vorschüsse anrechnen lassen. Gegen den Notar hat der Verwalter einen Anspruch auf Auskehrung des Vorschusses.

11)  Rechnungsstellung und Kostenbeitreibung für den früheren Notar

Soweit Kostenforderungen dem ausgeschiedenen Notar oder dessen Rechtsnachfolger zustehen, erteilt der Notariatsverwalter die vollstreckbare Ausfertigung der Kostenberechnung (§ 58 Abs. 3 BNotO i. V. m. § 155 KostO).

Die Beitreibung dieser Kosten gehört hingegen nicht zu den Aufgaben des Notariatsverwalters[8].

Der Notariatsverwalter ist - ebenso wie ein aktenverwahrender Notar i. S. d. § 51 BNotO - Verfahrensbeteiligter einer Kostenbeschwerde gem. §§ 156, 157 KostO, wenn auch der bisherige Notar oder seine Erben materiell-rechtlich Inhaber der Kostenforderungen bleiben.

12)  Beendigung der Notariatsverwaltung

Nach Beendigung der Verwaltung sind die Bücher und Akten des Notars an das Amtsgericht Schöneberg, Abteilung 70, abzugeben (Grunewaldstr. 66-67, 10823 Berlin-Schöneberg, Telefon: 90 159 - 806). Sollten sich Erbverträge in der Verwahrung des Notars befunden haben, so sind diese ebenfalls an das Amtsgericht abzugeben. Stempel und Siegel sind bei dem Präsidenten des Landgerichts abzuliefern. Von der Ablieferung ist die Notarkammer zu unterrichten.

13)  Geltendmachung der Kostenforderungen des Notariatsverwalters nach Beendigung des Amtes

Gem. § 64 Abs. 4 BNotO werden die dem Notariatsverwalter zustehenden Kostenforderungen von der Notarkammer im eigenen Namen für Rechnung und auf Kosten des früheren Verwalters eingezogen.

14)  Nicht abgewickelt Notaranderkonten

Bestehen bei Beendigung der Notariatsverwaltung noch Notaranderkonten, wird die Notarkammer zur Kontoinhaberin (Nr. 11 der Anderkontobedingungen).

Der Notariatsverwalter soll der Kammer eine Aufstellung der noch vorhandenen Anderkonten übergeben (Bezeichnung der Masse, laufende Nummer der Masse, Nr. der Urkundenrolle, Name und Anderkontonummer des beauftragten Kreditinstituts). Es ist kurz zu schildern, weshalb die Masse bislang nicht abgewickelt werden konnte.

Nach Beendigung der Notariatsverwaltung kann nach § 51 Abs. 1 S. 2 BNotO durch den Präsidenten des Landgerichts ein Aktenverwahrer bestellt werden (Abschnitt XII. Nr. 33 AVNot). Der Aktenverwahrer muß – anders als der Notariatsverwalter – selbst Notar sein. Dem Aktenverwahrer kann vom Präsidenten des Landgerichts zur weiteren Abwicklung die Verfügungsbefugnis über die Notaranderkonten übertragen werden (Nr. 32, 33 AVNot i. V. m. § 54 b Abs. 3 S. 2 BeurkG).

[1] AVNot = Allgemeine Verfügung über Angelegenheiten der Notare vom 22.04.1996 (ABl. S. 1741)

[2] Vgl. zum Begriff „neue Notariatsgeschäfte“ Eylmann/Vaasen a. a. O. § 56 BNotO Rdn. 33

[3] vgl. wegen der Einzelheiten Schippel-Vetter a. a. O. § 51 Rdn. 8-12 i. V. m. § 58 Rdn. 5

[4] Eylmann/Vaasen-Wilke, § 58 Rdn. 4.

[5] Arndt/Lerch/Sandkühler § 58 Rdn. 9; Eylmann/Vaasen; a. A. Schippel-Vetter, § 58 Rdn. 13; Weingärtner/Schöttler § 7 Rdn. 119

[6] vgl. BAG, DNotZ 2000, 540 („Übernahme eines Notriats“ kein Betriebsübergang).

[7] Vgl. zur Fälligkeit der Beurkundungs- und Beglaubigungsgebühr, der Vollzugsgebühr gem. § 146 KostO, der Nebentätigkeitsgebühren nach § 147 Abs. 2, der Hebegebühren gem. § 149 KostO im einzelnen Eylmann/Vaasen, § 58 BNotO Rdn. 12

[8] Eylmann/Vaasen-Wilke, § 58 BNotO Rdn. 16

 

 

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